Auteur :

Chantale Rivard

Une grande part de la réussite en affaires dépend des gestes posés au niveau de la gestion. Les stratégies de gestion sont en effet déterminantes lorsque vient le moment de qualifier ce que l’on nomme le succès en affaires. Pour bien terminer cette série d’articles, voici un sujet très important lorsque l’on désire devenir son propre patron, c’est-à-dire, la gestion.



Nous pourrions élaborer longtemps sur les multiples façons de rentabiliser une entreprise, de se démarquer sur un marché spécifique ou encore des meilleurs moyens de se bâtir une clientèle fidèle. Tous ces sujets sont inefficaces si vous ne savez comment gérer autant vos affaires, que votre temps ou même votre avenir. Il est primordial d’avoir un plan de gestion clair et sensé pour mieux avancer sur le chemin de la réussite. Vous avez mis des semaines à bâtir un plan d’affaires. Vous avez peiné à chercher un marché lucratif. Vous avez dépensé sans compter, heures et sueur pour développer une clientèle solide. Bravo! Il vous faut maintenant garder à flot tout ce travail accompli pour qu’il ne sombre pas dans une mer de paperasse ou un océan de surcharge de travail.



La première chose à considérer est la gestion de votre temps. Chaque minute de chaque heure de chaque journée que vous passez au travail se doit d’être productive. Elle se doit d’être payante! Ainsi, des choix stratégiques doivent être faits pour rentabiliser votre emploi du temps. Les journées de huit heures n’existent pas pour vous? Vous diriez que douze heures est ce que vous passez en moyenne à la gouverne de votre entreprise? Il y a sûrement de meilleurs moyens, plus efficaces et surtout plus adaptés à certaines situations que vous vivez au travail. Posez-vous la question : comment maximiser votre temps? Voici quelques suggestions.





La planification



Chaque jour, faites une liste des «choses à faire» en y allant de la tâche la plus importante à la moins importante. Vous me direz que TOUT est important. Il y a néanmoins quelques activités qui peuvent attendre quelques heures. En établissant une liste de priorités, vous ne serez jamais pris à la dernière minute. Au contraire, en organisant vos tâches, elles se réaliseront plus rondement et vous trouverez un espace-temps dans votre journée pour accomplir celles qui se retrouvent en bas de votre liste. En plus de vous procurer une façon simple pour TOUT accomplir, cela vous procurera une motivation pour réaliser encore plus de chose que vous ne l’auriez imaginé. Planifier sa journée de façon précise vous guidera également sur la voie à prendre, à votre développement à long terme. Au fur et à mesure que les tâches se présentent, inscrivez-les sur une liste à part qui deviendra votre liste de «choses à faire» du lendemain. Vous saurez exactement où vous en êtes et serez plus en confiance sur le déroulement de vos affaires.





Le moment



Certaines personnes sont plus efficaces le matin, d’autres en après-midi et certaines même, en soirée. Ces moments privilégiés sont importants à repérer car ils vous seront d’une grande utilité pour élaborer votre stratégie de gestion de temps. Si vous travaillez mieux le matin, utilisez ce moment pour accomplir les tâches plus exigeantes ou les plus créatives, par exemple; monter un plan marketing ou écrire un document officiel. Si l’après-midi est une période plus fastidieuse et que votre concentration en est affectée, optez pour des tâches plus mécaniques comme préparer des envois postaux ou faire du classement. Vous observerez très vite que votre rendement augmentera et que toutes vos tâches se réaliseront efficacement. Le simple fait de miser sur vos forces plutôt que de constater la montagne de travail à accomplir vous rendra plus serein et plus heureux dans votre travail.





Se garder du temps



Il est sage de ne pas remplir votre agenda de tâches et de rendez-vous afin que votre emploi du temps soit surchargé. Le travail, comme la vie, est rempli d’imprévus, de petites urgences et de surprises qui sont hors de notre contrôle. En prévoyant du temps pour ce type d’évènements, en vous laissant quelques «trous» à votre horaire, vous pourrez ainsi mieux planifier votre travail sans vous épuiser. Les imprévus ne seront pas au rendez-vous à tous les jours, mais si votre emploi du temps est flexible, vous pourrez encore mieux performer.



Il vous faut aussi vous octroyer des pauses au courant de la journée. Si, dans toutes les autres entreprises, la pause est un droit acquis pour les employés, dites-vous que vous la méritez pleinement en tant que patron. Une pause n’est pas un caprice. Se garder du temps, au cours de la journée vous permettra de vous ressourcer, de recharger vos batteries pour continuer ce qui se trouve à votre agenda. Le simple fait de regarder par la fenêtre quelques minutes, de vous évader en pensées vous donnera une vigueur renouvelée. Planifiez vos prochaines vacances, par exemple, naviguez sur Internet pour y trouver les meilleures idées de rénovation ou méditez simplement. Quelques bonnes respirations bien profondes suffiront à vous donner cette poussée qui vous mènera jusqu’à la fin de la journée.





Sur la route



Vous avez des rendez-vous, des rencontres avec des clients, des investisseurs ou des fournisseurs et vous vous retrouvez en dehors du bureau plusieurs jours par semaine. Le travail doit néanmoins se faire et lorsque vous rentrez, vous êtes enseveli de messages à répondre, de dossiers à régler rapidement et des tonnes de paperasse à remplir. Être sur la route ne vous empêche pas d’être efficace et productif. Au contraire! Avec la technologie disponible aujourd’hui, il est presque impensable de sortir sans être relié au bureau d’une façon ou d’une autre. Votre téléphone cellulaire vous suit partout. Ainsi vous êtes en tout temps disponible pour vos clients ou vos fournisseurs. Mais il y a mieux. Lorsque vous devez vous retrouver sur la route, entre deux rendez-vous ou encore lorsqu’on vous fait patienter dans la salle d’attente d’un bureau, sortez votre ordinateur portable et profitez du moment pour écrire une proposition, classer vos dossiers ou encore, lorsque la technologie le permet, consultez vous courriels. La paperasse, même électronique, se gère de façon plus fluide et vous ne vous retrouvez pas, en fin de journée avec une pile de dossier à régler. Les quelques petites minutes pendant lesquelles vous vous occupez de ces tâches, sont des heures entières de travail épargné.



En d’autres mots, vous êtes la raison principale si vos affaires vont bien. Vous êtes la personne la mieux placée pour bien estimer les pertes de temps et l’organisation brouillonne de votre temps. En adoptant une attitude positive face à la gestion de votre temps, ce sont vos affaires qui en bénéficieront et, dans un même temps, votre qualité de vie. Gardez en tête que vous devez aimer ce que vous faites et ne pas considérer votre travail comme une lourde responsabilité, un fardeau si pesant qu’il vous arrive de manquer d’air. Créez vos espaces-temps, établissez vos priorités et vous pourrez ensuite passer à l’étape suivante, la gestion de vos affaires et de votre avenir.





GÉRER VOS AFFAIRES



Vous avez établi une façon de bien gérer votre temps pour que vous soyez plus efficace au travail. La phase suivante est directement liée à cette bonne attitude que vous avez adoptée. Maintenant que vous êtes organisé, vous pourrez y voir plus clair dans la gestion de vos affaires. Vos finances sont importantes, non seulement pour votre survie mais aussi pour développer votre avenir d’entrepreneur. Il vous faut un système de tenue de livre, qui vous sera pratique et qui tient compte de tous les aspects de votre entreprise. Lors de cette étape, rien ne doit être mis de côté. La tenue de livre est le reflet de la santé de votre entreprise. Gérée de bonne manière, cela vous permettra de prendre des décisions éclairées sur des investissements ou d’autres changements, et ce, à tous les niveaux. Il est important de mentionner qu’en consignant soigneusement toutes vos opérations, il sera plus facile par la suite de fournir toutes les informations aux différentes instances gouvernementales.



Il ne suffit pas de bien comptabiliser pour bien gérer vos affaires. Il faut avoir une vision, des stratégies d’évolution et surtout, il faut être préparé. Évidemment, nous ne sommes pas experts en tout. Nous avons nos forces, autant que nos lacunes et ce c’est sur ces faiblesses qu’il faut s’attarder le plus si on veut se réaliser. En améliorant nos lacunes, il nous sera possible de «prévoir» les obstacles à venir et ce, même si nous ne savons pas de quels obstacles il s’agit. Pour mieux prévoir, voici quelques trucs intéressants :



• Le monde des affaires est en constante évolution et gérer son entreprise est un apprentissage de tous les jours. Pour mieux performer, choisissez de suivre des formations ou participez à des séminaires qui vous renseigneront sur la gestion. Renseignez-vous également sur les différents outils disponibles, tels que des logiciels ou des nouvelles méthodes de gestion.



• Gardez en tête que pour de meilleurs résultats en affaires, il faut entretenir de bonnes relations. Ainsi, entretenez de bonnes relations d’affaires avec vos fournisseurs, clients, prêteurs et associés.



• Soyez honnête envers vos relations d’affaires. Si vous avez des problèmes de liquidités et que vous ne pouvez vous acquitter de vos factures ou vos versements, avisez vos fournisseurs ou vos prêteurs. Cette attitude de transparence projettera le respect que vous leur portez et cela établira un climat de confiance entre les parties.



• Révisez régulièrement votre plan d’affaires. Déterminez, selon vos estimations, où vous en êtes et corrigez vos projections au fur et à mesure pour ne pas vous retrouver dans une phase insurmontable. Demeurez réalise tout en élaborant des stratégies qui vous feront avancer.



• Soyez alerte et flexible. Soyez prêts à prendre des décisions rapidement. En affaires, la partie penche vers celui qui est le plus rapide à réagir face à des difficultés ou des transformations dans le secteur d’activités.



• Ne prenez pas de retard! Que ce soit dans vos tâches ou encore dans la gestion de vos finances, restez au-dessus…de vos affaires! Maintenez à jour toutes vos entrées afin de ne pas vous retrouvez inondé de comptes et de factures en retard. La tenue de livre au quotidien est essentielle à votre bonne gestion.







GÉRER VOTRE AVENIR



L’avenir, c’est demain! Pour préparer votre avenir en affaires, c’est maintenant qu’il faut planifier et gérer. Vous avez de l’ambition, puisque vous avez démarré votre propre entreprise. Vous ne rêvez peut-être pas encore de votre retraite mais le temps passe et c’est maintenant qu’il faut établir un plan d’avenir.

À quoi ressemblera votre entreprise dans cinq, dix ou quinze ans? Vous vous voyez dans quelle position, à quelle étape de votre carrière, dans vingt ans? Ces questions doivent être posées, car pour tout bon entrepreneur, la gestion du quotidien se fait parce qu’il y a un avenir. Nous ne sommes pas en affaires que pour devenir des multimillionnaires. C’est peut-être le cas pour certains, mais pour la plupart d’entre nous, c’est pour se réaliser, pour construire une entité qui nous ressemble. Pour se réaliser, il faut aussi durer et la gestion de notre avenir est une des plus fascinantes facettes du plan d’affaires. Pourquoi fascinante? Parce que notre futur se bâti maintenant, en phases progressives, selon un plan d’action bien précis. Sachant que la période critique de survie d’une entreprise est de deux ans, il est essentiel de se fixer des objectifs périodiques. Selon nos possibilités présentes, il faut être réaliste et opter pour des décisions d’affaires réalisables à chaque étape de croissance. Il est plus sage d’envisager des objectifs conservateurs et de les accomplir que de se donner des buts irréalisables dès le départ et qui nous mèneront tout droit à la faillite. Si vos objectifs conservateurs sont fracassés par des résultats époustouflants, vous aurez plus de marge pour passer à l’étape suivante.





Se fixer des objectifs flexibles



Afin de bien poursuivre la voie que vous vous êtes tracée par l’entremise de votre plan d’affaires, vous devez évaluer les meilleurs moyens de vous retrouver à l’endroit où vous désirez être au moment voulu. Pour être efficaces, vos objectifs doivent être spécifiques, mesurables, accessibles et réalistes. Demeurez attentif à vos besoins et à vos valeurs. Rappelez-vous que vos objectifs peuvent et doivent parfois changer en cours de route. Sachez vous adapter!





Votre plan d’action



Pour que vos objectifs soient réalisables, ils vous faudra un plan d’action, c’est-à-dire, un calendrier progressif de toutes les tâches requises pour atteindre vos objectifs immédiats. Votre plan peut se composer d’une liste d’actions, de tâches ou de démarches qu’il vous faudra accomplir afin d’atteindre vos buts. Cette liste, bien définie et élaborée sur une période de temps réaliste, vous donnera la possibilité de planifier votre stratégie et vous donnera aussi la motivation pour continuer. Il ne faut cependant pas suivre cette liste de façon «maniaque». Il est important d’être flexible dans vos façons de faire, de vous adapter à la situation ou encore au marché dans lequel vous évoluez. Sur une période donnée, évaluez vos progrès, vos retards ou vos réalisations. Ceci vous guidera de manière progressive et vous n’aurez pas l’impression de «pédaler dans le vide».





VOTRE MOTIVATION



Le secret de plusieurs grands chefs d’entreprise est leur motivation. Pour certains grands esprits, il semble que rien ne peut les atteindre dans leur détermination et leur enthousiasme à progresser. Peu importe les problèmes auxquels ils font face au quotidien, ils sont imperturbables. L’handicap de plusieurs entrepreneurs est de se laisser abattre par des situations qui semblent insurmontables, car ils ont mis beaucoup d’énergie, de temps et d’argent à réaliser un projet qui leur tient à cœur. Il est tout à fait compréhensible que nous nous sentions dépassés par les événements, devant des obstacles monstrueux que nous n’avons pas vu venir. Il vous faut garder en tête, que malgré votre motivation, vos plans d’action et votre stratégie de développement, la vie réserve toujours des surprises, bonnes ou mauvaises.



C’est pourquoi vous devez garder une attitude de flexibilité. Soyez à l’écoute de ce qui vous anime afin que les décisions que vous prenez soient, le plus possible, en harmonie avec vos intérêts, vos valeurs ainsi que vos besoins personnels et professionnels. Prenez le temps de mesurer régulièrement vos progrès. Ceci vous permettra de rester concentré sur vos objectifs. Reconnaissez les difficultés que vous éprouvez et identifiez les solutions. Développez et entretenez un réseau de relations professionnelles pour vous soutenir dans la réalisation de votre plan de carrière.



Une attitude positive, une foi inébranlable en votre projet et la confiance vous permettront de vous débarrasser de certaines pensées négatives qui peuvent parfois vous assaillir. En tout temps, gardez en tête les raisons qui ont contribué à votre décision de vous lancer en affaires. S’il le faut, rédigez une liste que vous garderez bien en vue, près de votre bureau.



Si vous avez besoin d’une motivation supplémentaire, créez un tableau visuel de vos objectifs à court, moyen et à long terme. Vous rêver d’une maison de campagne? Vous l’imaginez déjà, vous connaissez son emplacement? Accrochez à un tableau de liège un croquis, une photo ou encore le plan de cette maison. Regardez-la souvent et inspirez-vous de ce rêve pour continuer dans les moments difficiles. Vous vous imaginez dans dix ans à la tête de votre multinationale? Confectionnez-vous les titres que votre compagnie aura lorsqu’elle entrera en bourse. Si ce sont de sages paroles qui vous inspire, créez de petits cartons que vous emporterez avec vous et que vous pourrez consulter lorsque le courage vous manquera. Il ne suffit parfois que de petits éléments tels que ceux-là pour vous aider à continuer.



Vous pouvez également assister à des séminaires de motivation, des groupes de soutien ou encore vous consacrer à des lectures sur le sujet. Souvent, quelques gestes suffisent pour changer le cours des événements, pour voir les choses sous un autre angle afin de trouver une solution à un problème que l’on croyait insurmontable la veille. Il n’y a pas de hasard. Si vous vous êtes réveillé un jour avec cette envie de vous lancer en affaires, que vous avez foncé et que vous avez franchi toutes les étapes de la conception à la réalisation, c’est que vous deviez le faire. Une fois sur votre lancée, une fois le projet démarré, mis en train et qui vous permet de gagner votre vie, ce n’est sûrement pas des événements-surprises qui vous briseront. En posant des actions sensées, des gestes d’affaires avisés et en gardant en tête vos objectifs, vous courrez certainement vers le succès. Vous pourrez ainsi vous sentir fier d’être devenu votre propre patron.



Sources :



La science de la grandeur, W.D. Wattles, éditions Le dauphin blanc



La clé de la maîtrise, Charles F. Haanel, Éditions Le dauphin blanc.